Trình bày khái niệm, đối tượng, nguyên tắc và kế toán dự phòng phải thu khó đòi:
Dự phòng nợ phải thu khó đòi là dự phòng phần giá trị bị tổn thất của các khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán, nợ phải thu chưa quá hạn nhưng có thể không đòi được do khách nợ không có khả năng thanh toán. Đối tượng trích lập dự phòng phải thu khó đòi là các khoản nợ phải thu có đầy đủ chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ (hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác) và có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi (nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác; nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng con nợ là tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết). Với các khoản nợ phải thu khó đòi không đủ căn cứ xác định nêu trên, doanh nghiệp phải xử lý như một khoản tổn thất.
Đối với các khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết, …, doanh nghiệp được phép dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng. Khi các khoản nợ phải thu được xác định khó đòi, doanh nghiệp phải trích lập dự phòng theo mức qui định nói trên với từng khoản nợ. Nếu số dự phòng phải trích lập cho kỳ tới bằng số dư dự phòng nợ phải thu khó đòi còn lại, doanh nghiệp không phải trích lập; còn nếu số dự phòng phải trích lập cho kỳ tới cao hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi còn lại, doanh nghiệp phải trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch. Ngược lại, nếu số dự phòng phải trích lập cho kỳ tới thấp hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi còn lại, doanh nghiệp được hoàn nhập phần chênh lệch và ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. Đối với các khoản nợ không có khả năng thu hồi (khách nợ là tổ chức kinh tế đã giải thể, phá sản hay đã ngừng hoạt động và không có khả năng chi trả; khách nợ là cá nhân đã chết, không có tài sản thừa kế để trả nợ hoặc đã mất tích, không có khả năng trả nợ hay đã bỏ trốn hoặc đang bị truy tố, đang thi hành án, không có khả năng chi trả), số tổn thất thực tế của từng khoản nợ không thu hồi được (khoản chênh lệch giữa nợ phải thu ghi trên sổ kế toán và số tiền đã thu hồi được) không có khả năng thu hồi, doanh nghiệp sử dụng nguồn dự phòng nợ phải thu khó đòi, quỹ dự phòng tài chính (nếu có) để bù đắp, phần chênh lệch thiếu hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.
Để theo dõi tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, kế toán sử dụng tài khoản 139 “Dự phòng phải thu khó đòi”. Tài khoản này có kết cấu và nội dung phản ánh như sau: Bên Nợ: – Phản ánh số dự phòng phải thu khó đòi đã sử dụng trong kỳ; – Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi không dùng đến. Bên Có: trích lập dự phòng phải thu khó đòi cho kỳ kế toán tới. Dư Có: phản ánh số dự phòng phải thu khó đòi hiện còn.
Phương pháp kế toán Bên cạnh việc theo dõi chi tiết theo từng khoản dự phòng phải thu khó đòi, kế toán còn phải phân các khoản dự phòng phải thu khó đòi theo thời gian (dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi và dự phòng phải thu dài hạn khó đòi). Cách thức kế toán dự phòng phải thu khó đòi tiến hành như sau: Cuối kỳ kế toán (quí, năm), tiến hành so sánh số dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập cuối kỳ trước còn lại với số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập cho kỳ tới, nếu số dự phòng kỳ trước còn lại lớn hơn số dự phòng phải trích lập cho kỳ tới, kế toán phải hoàn nhập số chênh lệch thừa bằng bút toán:
Nợ TK 229(2293) (chi tiết từng khoản): hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi không dùng đến.
Có TK 642 (6426): giảm chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ.
Trường hợp số dự phòng phải thu khó đòi phải trích lập cho kỳ kế toán tới lớn hơn số dự phòng kỳ trước còn lại, số chênh lệch sẽ được kế toán trích bổ sung vào chi phí quản lý doanh nghiệp bằng bút toán:
Nợ TK 642 (6426): tăng chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ.
Có TK 229(2293) (chi tiết từng khoản): trích bổ sung dự phòng phải thu khó đòi. Trong kỳ kế toán tiếp theo, các đối tượng đã trích lập dự phòng phải thu từ cuối kỳ trước (từng khoản phải thu khó đòi) nếu đã thu hồi hay xử lý xóa sổ thì khoản dự phòng phải thu khó đòi đã lập được dùng để bù đắp trong trường hợp phát sinh tổn thất không đòi được (nếu có), nếu không đủ sẽ ghi bổ sung tăng chi phí quản lý doanh nghiệp. Ngược lại, số dự phòng phải thu khó đòi đã lập nếu không dùng đến hoặc không dùng hết của những đối tượng này phải được hoàn nhập (ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp). Cụ thể, khi thu hồi hay có quyết định xử lý xóa sổ, nếu số thiệt hại không thu hồi được lớn hơn số dự phòng phải thu khó đòi đã lập, căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán ghi:
Nợ TK liên quan (111, 112, …): số tiền đã thu hồi (nếu có).
Nợ TK 2293 (chi tiết từng khoản): số thiệt hại không thu hồi được nay xử lý xóa sổ được ghi giảm dự phòng phải thu khó đòi đã lập của những khoản đã thu hồi hay xóa sổ (tối đa không quá mức dự phòng đã lập).
Nợ TK 642 (6426): tăng chi phí quản lý doanh nghiệp số thiệt hại không thu hồi được hay xử lý xóa sổ lớn hơn số dự phòng phải thu khó đòi đã lập.
Có TK 131, 138, 331, …: tổng số các khoản phải thu đã thu hay xử lý xóa sổ.
Nếu số thiệt hại không thu hồi được nhỏ hơn số dự phòng phải thu khó đòi đã lập, căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán ghi:
Nợ TK liên quan (111, 112, …): số tiền đã thu hồi (nếu có).
Nợ TK 2293(chi tiết từng khoản): số thiệt hại không thu hồi được nay xử lý xóa sổ được ghi giảm dự phòng phải thu khó đòi đã lập của những khoản đã thu hồi hay xóa sổ.
Có TK 131, 138, 331, …: tổng số các khoản phải thu đã thu hay xử lý xóa sổ. Đồng thời, số dự phòng phải thu khó đòi đã lập còn lại của những khoản phải thu khó đòi đã thu hồi hay xử lý xóa sổ trong kỳ phải được hoàn nhập bằng bút toán:
Nợ TK 229(2293) (chi tiết từng khoản): hoàn nhập số dự phòng phải thu khó đòi còn lại không dùng đến.
Có TK 642 (6426): giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. Cuối kỳ kế toán tiếp theo: tiến hành so sánh số dự phòng phải thu khó đòi còn lại với dự phòng phải trích cho kỳ kế toán tới và ghi các bút toán hoàn nhập hay trích lập tương tự như kỳ kế toán trước.