Thủ tục xuất vật tư tại Công ty T&T được mô tả như sau:
Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu cho sản xuất, các phân xưởng lập Phiếu yêu cầu nguyên vật liệu gồm 4 liên và chuyển cho quản đốc phân xưởng phê duyệt. Sau khi được duyệt, các phiếu yêu cầu được chuyển đến bộ phận kho.
Tại kho, các Phiếu yêu cầu nguyên vật liệu được thủ kho ký xuất và chuyển liên 1 cũng nguyên vật liệu đến phân xưởng có yêu cầu. Liên 2 chuyển cho quản đốc phân xưởng. Liên 3 chuyển cho kế toán chi phí. Liên 4 được dùng để ghi thẻ kho và lưu tại kho theo số thứ tự.
Bạn hãy vận dụng CMKT được học để tìm các điểm chưa hợp lý của công tác kế toán hiện tại? Đánh giá mức độ trọng yếu và đề xuất giải pháp điều chỉnh (nếu cần)?
- Điểm chưa hợp lý của công tác kế toán hiện tại hàng tồn kho tại Công ty T&T:
+ Phiếu yêu cầu nguyên vật liệu của các phân xưởng chỉ có sự phê duyệt của quản đốc, chưa có sự phê duyệt của Giám đốc.
+ Thủ kho là người lập phiếu và ký nhận, chuyển nguyên vật liệu tới các phân xưởng, không có sự phân công phân nhiệm của kế toán kho và thủ kho.
+ Quy trình xuất kho nguyên liệu, vật tư không lập phiếu xuất kho và ký nhận khi bàn giao nguyên vật liệu cho bộ phận có nhu cầu sử dụng.
- Đánh giá mức độ trọng yếu: Mức độ xảy ra ra gian lận cao: tình trạng biển thủ nguyên liệu của Công ty có khả năng xảy ra rất lơn do không có sự phê duyệt kiểm soát của cấp trên, và chứng từ luân chuyển hàng hóa không đầy đủ.
- Đề xuất giải pháp điều chỉnh:
Công ty cần tuân thủ quy trình xuất kho chặt chẽ theo các bước sau:
Đề nghị xuất kho
Bộ phận có nhu cầu xuất hoặc nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, vật tư… sẽ làm Phiếu đề nghị xuất kho nêu rõ mục đích sử dụng.
Xem xét, phê duyệt
Người có thẩm quyền (là Giám đốc hoặc người được ủy quyền) sẽ xem xét đề nghị xuất kho: Nếu đề nghị xuất hàng chưa hợp lý, hợp lệ, yêu cầu Nhân viên làm Phiếu đề nghị xuất hàng thực hiện bổ sung hoặc sửa đổi cho phù hợp. Nếu đề nghị xuất hàng hợp lý, hợp lệ sẽ ký duyệt.
Chuyển đề nghị xuất hàng đến kho
Nhân viên của bộ phận cần sử dụng vật tư chuyển Phiếu đề nghị xuất kho đã được duyệt đến kho cho Thủ kho hoặc Kế toán kho.
Thủ kho và Kế toán kho kiểm tra tính hợp lệ của Phiếu đề nghị xuất kho.
Nếu Phiếu đề nghị xuất kho đảm bảo tính hợp lệ thì Thủ kho và Kế toán kho tiến hành ghi chép vào sổ xuất hàng.
Kiểm tra hàng hoá trong kho
Thủ kho kiểm tra các hàng hoá được đề nghị xuất ở trong kho.
Nếu hàng hoá đáp ứng về số lượng và chất lượng thì ký vào Phiếu đề nghị xuất kho.
Nếu hàng hoá không đáp ứng về số lượng và chất lượng thì ghi vào Phiếu đề nghị xuất kho, chuyển lại cho Nhân viên yêu cầu để thay đổi đề nghị hoặc lập yêu cầu mua hàng bổ sung.
Bộ phận vật tư (BPVT) kiểm tra lại tồn kho toàn công ty. Nếu còn tồn kho ở đơn vị khác và đáp ứng chất lượng yêu cầu cũng như đảm bảo tính hiệu quả kinh tế, BPVT kho lập Phiếu điều chuyển để điều chuyển từ kho tồn (xuất ra) đến kho có nhu cầu sử dụng (nhập vào) rồi mới thực hiện xuất kho.
Nếu không tồn hoặc tồn nhưng không đáp ứng yêu cầu xuất kho, BPVT hoặc người được giao nhiệm vụ mua hàng sẽ thực hiện Quy trình mua hàng – nhập kho – xuất kho cho SXKD.
Lập phiếu xuất kho:
Kế toán Kho lập Phiếu xuất kho trên cơ sở Phiếu đề nghị xuất hàng đã được duyệt.
Phiếu xuất kho phải được lập theo mẫu quy định của Bộ Tài chính và của Công ty. Kế toán kho phải ký vào Phiếu xuất kho. Ghi rõ họ tên người nhận hàng, tên đơn vị/bộ phận xuất, chi tiết cho hàng xuất về tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
Người lập phiếu/Kế toán kho chuyển phiếu xuất kho cho Thủ kho.
Xuất hàng
Thủ kho và Người đề nghị xuất kho thực hiện giao nhận hàng hoá theo đúng Phiếu xuất kho.
Thủ kho và Nhân viên nhận hàng chịu trách nhiệm về số lượng, chất lượng hàng được xuất.
Thủ kho ghi ngày tháng năm xuất, số lượng thực xuất (SL thực xuất chỉ có thể nhỏ hơn hoặc bằng số lượng yêu cầu được duyệt).
Sau khi nhận hàng, Người nhận hàng/ Người yêu cầu xuất và Thủ kho ký vào Phiếu xuất kho.
Lưu chứng từ
Cuối ngày, Thủ kho lập Thẻ kho và chuyển cho Kế toán Kho chứng từ xuất hàng (PXK liên 2 và Thẻ kho). Kế toán kiểm tra lại chứng từ xuất, ghi sổ hạch toán và nhập vào máy tính để theo dõi xuất nhập tồn.
Kế toán kho và Thủ kho chịu trách nhiệm lưu trữ các chứng từ liên quan đến việc xuất kho.
Cuối tháng Kế toán kho chuyển chứng từ xuất kho và báo cáo nhập xuất tồn về Phòng kế toán công ty để Hạch toán, Theo dõi và Lưu trữ theo luật định.