Trình bày các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ:
Có 3 phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho nói chung, vật liệu, CCDC nói riêng:
- Phương pháp thẻ song song
Theo phương pháp thẻ song song, kế toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ nhỏ tại các doanh nghiệp được tiến hành như sau:
– Ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu, công cụ, dụng cụ nhỏ về mặt số lượng.
– Thẻ kho (mẫu S12-DN): Thẻ kho được sử dụng ở kho, làm căn cứ để xác định số lượng sản phẩm, hàng hóa vật tư nhập, xuất và tồn kho. Dùng xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. Thẻ kho do thủ kho ghi chép theo từng danh điểm vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá về mặt số lượng. Căn cứ để ghi thẻ kho là các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Mỗi chứng từ ghi vào thẻ kho 1 dòng trên cơ sở số thực nhập, thực xuất. Cuối ngày (hoặc sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất), thủ kho phải tính ra số tồn kho trên từng thẻ kho. Theo định kỳ, nhân viên kế toán vật tư xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho trên thẻ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho.
– Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng thẻ kế toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ nhỏ để phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm theo từng danh điểm vật liệu, công cụ, dụng cụ nhỏ tương ứng với thẻ kho mở ở kho.
– Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá (mẫu S10-DN): Sổ kế toán chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá được mở theo từng tài khoản, theo từng kho và từng danh điểm vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá tương ứng với thẻ kho mở ở kho.
Sổ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả mặt số lượng và giá trị của vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá. Hàng ngày hoặc định kỳ, nhân viên kế toán sau khi nhận chứng từ từ thủ kho, tiến hành kiểm tra, đối chiếu các chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ khác có liên quan (hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng, phiếu vận chuyển, biên bản kiểm nhận,…), tính thành tiền theo đơn giá hạch toán và ghi vào từng chứng từ nhập, xuất kho. Từ đó, ghi vào các sổ kế toán chi tiết liên quan theo từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá. Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng sổ, tính ra tổng số nhập, xuất và tồn kho của từng thứ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá, đối chiếu với số liệu trên Thẻ kho.
– Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá (mẫu số S10-DN):
Bảng này dùng để tổng hợp phần giá trị từ các trang sổ, thẻ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa nhằm đối chiếu số liệu với kế toán tổng hợp vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá trên các tài khoản 152, 153, 155, 156, 158 trên Sổ Cái. Mỗi tài khoản vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa được lập một bảng riêng và lập vào cuối tháng trên có sỏ số liệu dòng cộng trên sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa để lập. Bảng được lập sau khi kế toán đã đối chiếu số liệu trên các thẻ kế toán chi tiết với thẻ kho, kế toán căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn theo từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.
Phương pháp thẻ song song mặc dầu đơn giản, dễ làm nhưng việc ghi chép còn nhiều trùng lắp. Vì thế, chỉ thích hợp với doanh nghiệp có qui mô nhỏ, số lượng nghiệp vụ ít, trình độ nhân viên kế toán chưa cao.
- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, công việc cụ thể tại kho giống như phương pháp thẻ song song ở trên. Tại phòng kế toán, kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng thứ (danh điểm) vật liệu, công cụ, dụng cụ nhỏ theo từng kho. Phương pháp này mặc dầu đã có cải tiến nhưng việc ghi chép vẫn còn trùng lắp.
– Sổ đối chiếu luân chuyển: Sổ này sử dụng để ghi chép số lượng và số tiền của từng danh điểm vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá theo từng kho. Sổ này được ghi mỗi tháng 1 lần vào cuối tháng trên cơ sở các bảng kê nhập, bảng kê xuất từng thứ (danh điểm) vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá; mỗi danh điểm ghi 1 dòng trong sổ. Cuối tháng, kế toán đối chiếu số lượng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho của thủ kho; đồng thời đối chiếu số tiền của từng danh điểm vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá với kế toán tổng hợp (theo giá hạch toán ở các bảng tính giá)
- Phương pháp sổ số dư
Theo phương pháp sổ số dư, công việc cụ thể tại kho giống như các phương pháp trên. Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm quy định. Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu, dụng cụ, sản phẩm. Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lượng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vào sổ số dư.
Tại phòng kế toán, định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời, ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm vật liệu, dụng cụ, sản phẩm (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng lũy kế nhập, xuất, tồn kho.
Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật liệu, dụng cụ, sản phẩm. Số dư này được dùng để đối chiếu với cột “số tiền” trên sổ số dư (số liệu trên sổ số dư do kế toán vật tư tính bằng cách lấy số lượng tồn kho x giá hạch toán).