Thảo luận nhóm là kỹ năng lãnh đạo nhóm căn bản. Trong thảo luận nhóm điều quan trọng không phải là thông tin, giải đáp thắc mắc từ trên xuống mà khơi dậy sự tham gia tích cực và chủ động của nhóm viên. Sự chủ động trong thảo luận và truyền thông nhóm làm cho các thành viên dễ tiếp thu, chủ động trong việc làm rõ vấn đề, góp ý kiến cho quyết định. Thảo luận nhóm cũng đem lại thông tin phản hồi giúp cho người lãnh đạo có những quyết định tốt hơn. Đồng thời, thảo luận nhóm đáp ứng khát vọng của mỗi người được tham gia đóng góp vào công việc chung, đây là một nhu cầu tâm lý xã hội rất quan trọng cần được quan tâm đúng mức. Được tham gia đóng góp, họ chủ động, tích cực hơn trong công việc và nâng cao tinh thần trách nhiệm. Nói ngắn gọn, tác dụng của thảo luận nhóm không chỉ giúp tiếp thu ý kiến một cách dễ dàng mà còn làm giúp thay đổi thái độ và hành vi của các thành viên.
Khi tiến hành thảo luận nhóm, cần ghi nhớ các quy tắc sau đây:
Mục tiêu
Được cả nhóm xác định thật rõ ràng và cụ thể.
Không ôm đồm, không lấn cấn giữa nhiều mục tiêu khác nhau.
Là điểm quy tụ (thật đúng) các đối tượng mời.
Được giải quyết sau các buổi thảo luận.
(Một vấn đề được làm sáng tỏ, một quyết định đề ra mang tính khả thi tạo được sự quyết tâm thực hiện, một nội dung công tác mà ai cũng hiểu, những kiến thức mới được tiếp thu, một mâu thuẫn được giải quyết…).
Bầu không khí thuận lợi
Thoải mái, thân tình, cởi mở.
Tránh bầu không khí gượng gạo do hình thức long trọng của hội nghị, những lời lẽ mào đầu văn hóa, bóng bẩy, khách sáo.
Có sự bình đẳng và chấp nhận lẫn nhau của nhóm viên.
Thành viên hài lòng về kết quả
Vì đã thu nhận được cái gì mới (kiến thức mới, nắm chắc nội dung công tác, đã thay đổi thái độ, nhận thêm tình bạn, tình đồng đội).
Vì đã đóng góp vào mục tiêu chung (về chuyên môn cũng như trong việc xây dựng nhóm).
Đúng giờ, không nên kéo dài quá 11/2 – 2 tiếng. Đúng chương trình nghị sự.
Người lãnh đạo nhóm phải:
Am hiểu vấn đề trong những nét cơ bản và khái quát nhất.
(Để) Tiếp thu và tổng hợp các ý kiến phát biểu mà không bóp méo.
Biết tâm lý (năng động) nhóm để điều động có khoa học.
Xác tín về tiềm năng nhóm trong việc đạt tới mục tiêu và “nén” mình để khơi dậy tiền năng ấy.
Dân chủ (trong thái độ và cung cách làm việc).