Phân tích nội dung của chuẩn bị đàm phán? Cho ví dụ minh họa.

Bài làm:

            Chuẩn bị là công việc quan trọng và cần thiết trước khi làm bất cứ điều gì. Đối với đàm phán, chuẩn bị còn là công việc thiết yếu để đàm phán thành công. Chuẩn bị giúp cho người đàm phán sự tự tin cần thiết khi đàm phán. Ngược lại, nếu không chuẩn bị hoặc chuẩn bị không chu đáo sẽ khiến người đàm phán bị động, bộc lộ điểm yếu và có thể rơi vào thế bất lợi.

Chuẩn bị đàm phán bao gồm các công việc cụ thể sau:

• Xác định các mục tiêu đàm phán

Một trong những nguyên nhân đàm phán thất bại đó là vì xác định sai mục tiêu hoặc đặt mục tiêu không khả thi. Do vậy cần xác định đúng mục tiêu đàm phán của mình là gì.

• Xác định nhu cầu: Đàm phán là để thoả mãn một nhu cầu nào đó vì vậy hiểu rõ nhu cầu cũng chính là cơ sở cho việc xác định mục tiêu đàm phán. Người đàm phán cần hiểu rõ mình thực sự cần gì. Cần phân biệt rõ những điều mình cần với những điều mình muốn.
• Ví dụ: Do công việc kinh doanh của Công ty X ngày càng phát triển. Công ty chuyên kinh doanh sản xuất bao bì giấy, các hoạt động in ấn tờ rơi, card, in bao bì các loại…Hiện nay, công ty ký kết được nhiều hợp đồng lớn đồng thời với định hướng mở rộng sản xuất đổi mới công nghệ nên công ty cần tìm một địa điểm mới để đặt xưởng sản xuất thứ hai của công ty. Thành được giao nhiệm vụ tìm địa điểm mới để phục vụ việc mở xưởng sản xuất của công ty. Giám đốc cho Thành biết ông cần một mặt bằng rộng khoảng 1000 m² trong bán kính cách trụ sở công ty (Số 1A, Phố Phùng Chí Kiên, P. Nghĩa Đô, Q. Cầu Giấy, Hà Nội) không quá 100km hoặc thuận tiện giao thông, nguồn điện ổn định và đảm bảo. Có hợp đồng thuê lâu dài từ 10 năm trở lên, có khung nhà xưởng cơ bản và kiên cố xa khu dân cư và không có tranh chấp khiếu lại của dân cư. Giá mặt bằng khoảng 150 triệu đồng/ năm/ 1000m² và cần giao mặt bằng trước quý 1 năm sau.
• Thành đã xác định nhu cầu thực sự của công ty như sau:

Mong muốn	Nhu cầu
Rộng khoảng 1000 m2	Đủ diện tích để công ty triển khai máy móc thiết bị và quản lý vận hành
Vị trí các trụ sở công ty không quá 100Km hoặc thuận tiện giao thông	Dễ vận chuyển, lưu kho
Có hợp đồng 10 năm trở lên, xa khu dân cư và không có tranh chấp khiếu lại của dân cư	Ổn định , lâu dài
Có khung nhà xưởng kiên cố	Bảo vệ và tiết kiệm chi phí xây dựng ban đầu
Giá thuê 150 triệu đồng/ năm/1000m2	Tiết kiệm chi phí
Bàn giao trước quý 1 năm sau	Công ty cần thời gian triển khai máy móc thiết bị, lắp đặt nhà xưởng
Có nguồn điện	Phục vụ hoạt động của nhà xưởng.

Hiểu đúng nhu cầu của công ty xẽ giúp Thành linh hoạt trong việc tìm mặt bằng mới để công ty mở thêm xưởng sản xuất. Ví dụ: Thành có thể tìm thấy một mặt bằng cách trụ sở công ty trên 100Km nhưng nằm cạnh cao tốc rất thuận tiện vận chuyển thì lúc đó có thể bỏ qua yêu cầu cách trụ sở công ty không quá 100km.

Như vậy xác định đúng nhu cầu thực sự giúp người đàm phán không mất định hướng trong quá trình đàm phán và linh hoạt hơn trong việc tìm ra các giải pháp thoả mãn nhu cầu đạt được mục tiêu.

• Xác định các phạm vi đàm phán: Việc tất cả các mong muốn đều được đáp ứng thường hiếm khi xảy ra. Trong đàm phán, mong muốn của chúng ta thường bị giới hạn bởi mong muốn của đối tác đàm phán. Luôn nhớ, đàm phán là quá trình trao đổi lợi ích giữa các bên vì vậy người đàm phán cần chuẩn bị trao đổi.

Chuẩn bị trao đổi nghĩa là phải xác định được mức độ nhượng bộ trong mỗi mong muốn và những mong muốn nào có thể hy sinh, những mong muốn nào thì không thể. Để làm được điều đó cần phải xác định phạm vi các mong muốn của mình. Chúng ta xẽ ngưng đàm phám nếu vượt qua giới hạn đó.

• Ví Dụ: Ta có thể sác định phạm vi mong muốn về vùng nguyên liệu mới của Công Ty X như sau:

Mong muốn	Tối thiêu	Lý tưởng	Tối đa
Diện tích	900 m2	1000m2	1100m2
Vị trí	Cách trụ sở công ty trên 100km nhưng thuận tiện giao thông	Trong bán kính trụ sở công ty 100km
Thời hạn hợp đồng	10 năm	10-20 năm	50 năm
Giá thuê		150 tr/n/1000m2	160 tr/n/1000m2
Thời gian nhận bàn giao	Từ bây giờ đến nửa đàu quý 1 năm sau	Trước quý 1 năm sau.
Mặt bằng thuộc khu vực	Không thuộc khu công nghiệp	Nằm trong khu công nghiệp
Có khung nhà xưởng kiên cố	Không có khung nhà xưởng kiên cố	Có khung nhà xưởng kiên cố
Có nguồn điện	Có nguồn điện ( không phải điện lưới)	Có điện lưới

 

• Phân loại các mong muốn: Có thể chia các mong muốn thành 3 nhóm sau:
  • Thiết yếu: Những mong muốn nhất định phải được đáp ứng.
  • Quan trọng: Những mong muốn cần được đáp ứng.
  • Có thì tốt: Những mong muốn có thể bỏ qua mà không ảnh hưởng nhiều.
• Ví dụ: phân loại các mong muốn các yêu cầu của Công Ty X như sau:

Thiết yếu	–         Diện tích –         Thời hạn hợp đồng –         Thời gian bàn giao
Quan trọng	–         Vị trí –         Giá thuê –         Có nguồn điên lưới
Có thì tốt	–         Có khung nhà xưởng kiên cố

Các yêu cầu đặt ra cũng như việc phân loại tầm quan trọng của mỗi yêu cầu sẽ rất khác nhau ở các doanh nghiệp khác nhau. Đối tác đàm phán cũng có thể có những yêu cầu và cũng phân loại chúng.

• Thu thập thông tin

Thông tin là tài sản quan trọng nhất trong đàm phán vì nó mang đến cho người đàm phán những lợi thế trong quá trình đàm phán và giúp cho người đàm phán tự tin hơn khi đánh giá đúng những đề nghị của đối tác cũng như những thông tin mà họ đưa ra.

Có nhiều cách thu thập thông tin:

• Thông qua các phương tiện thông tin đại chúng.
• Thông tin từ các nhà cung cấp hoặc các trung gian môi giới.
• Kinh nghiệm của bạn bè, đồng nghiệp.
• ….

Các thông tin người đàm phán cần biết xoay xung quanh vấn đề đàm phán như: giá cả,

chất lượng, chủng loại, thời gian giao nhận, nhà cung cấp, người mua, các yêu cầu đưa

ra có khả thi không…

Kết quả của việc thu thập thông tin là giúp được người đàm phán:

• Đánh giá tính khả thi của các yêu cầu và điều chỉnh mục tiêu.
• Lựa chọn một hoặc một vài đối tác đàm phán.
• Xác định được các phương án khác nhau có thể thoả mãn nhu cầu của doanh nghiệp.
• Xác định các phương án thay thế tốt nhất

Phương án thay thế tốt nhất cho một cuộc đàm phán là giải pháp thoả mãn nhu cầu tốt nhất mà một bên đàm phán có thể có được dù không tham gia cuộc đàm phán đó.

Các bước để xây dựng phương án thay thế tốt nhất là:

• Bước 1: Nghĩ ra càng nhiều phương án thay thế càng tốt

Ví dụ: Thành cho rằng hiện tại công ty đã có một nhà xưởng lớn tại KCN Phú Minh, P. Cổ Nhuế, Q. BắcTừ Liêm, Hà Nội và có thể thuê thêm diện tích lân cận khu vực nhà xưởng này khoảng 500m ², Những máy móc tại nhà xưởng này đã khá cũ và công suất chưa đạt được tối đa. Công ty có thể mở rộng nhà xưởng này và đổi mới máy móc ở đây vẫn có thể phục vụ được các đơn hàng của công ty trong khoảng 5 năm tới.

• Bước 2: Lựa chọn những phương án triển vọng nhất và biến chúng thành hiện thực.

Ví dụ: Giả sử phương án thuê mặt bằng mới và mở rộng xưởng cũ là khả quan nhất thì Thành cần biến chúng thành hiện thực như: giá thuê, chi phí đầu tư, địa điểm thuê và mở rộng ở đâu, phù hợp với kế hoạch phát triển của công ty…

• Bước 3: Đánh giá xem phương án thay thế nào là tốt nhất: Để đánh giá cần có tiêu chí đánh giá chính là mức độ đáp ứng nhu cầu của mỗi phương án.

Ví dụ: Thành đại diện cho công ty đảm phán với một chủ mặt bằng có diện tích 1000m², có vị trí và điều kiện thuận lợi để công ty mở xưởng mới. Tuy nhiên trong hợp đồng  mức giá họ đưa ra là 180 triệu/ năm/ 1000m² nhưng Thành nhất quyết chỉ trả 160 triệu/năm/1000m².

Trong thực tế, các nhà đàm phán thường quá chú trọng việc đàm phán mà quên xem xét những phương án thay thế cho cuộc đàm phán đó. Hiểu được giá trị của phương án thay thế tốt nhất có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Nó không chỉ giúp người đàm phán tránh được những cuộc đàm phán không cần thiết mà còn giúp họ tránh được những thoả thuận bất lợi. Ngoài ra phương án thay thế tốt nhất còn là cơ sở khách quan để biết được khi nào thì nên rút lui.

• Tìm hiểu về đối tác đàm phán

Sau khi đã chọn được đối tác đàm phán, doanh nghiệp cần tìm hiểu các thông tin về đối tác đàm phán. Chưa hẳn có càng nhiều thông tin thì càng tốt mà quan là phải có những thông tin cần thiết. Những thông tin quan trọng có thể là:

• Mục tiêu đàm phán của họ tình hình tài chính, doanh số của họ trong thời gian gần đây,…?
• Phương án thay thế tốt nhất của đối tác nếu không đạt được thoả thuận là gì?
• Các thành viên tham gia đàm phán (Ai? Làm gì? có nhiều kinh nghiệm không? Có phải là những nhà đàm phán chuyên nghiệp không? Có vai trò gì? Có quyền ra quyết định không? Thói quen, sở thích của họ?…).
• Đối tác đàm phán có biết gì về doanh nghiệp mình không?

Có thể tìm kiếm các thông tin về đối tác thông qua:

• Hỏi đối tác.
• Tìm hiểu các cuộc đàm phán tương tự của đối tác trong quá khứ.
• Tình hình hoạt động hiện tại của đối tác đàm phán.
• Những thông tin thị trường có liên quan đến đối tác đàm phán.

Thường thì chúng ta sẽ không thể biết tất cả các thông tin về đối tác đàm phán, do vậy chúng ta sẽ phải đưa ra những giả định dựa trên kinh nghiệm của mình hoặc dựa trên những nguồn thông tin sẵn có. Trên cơ sở những thông tin về mục tiêu đàm phán của đối tác, đối chiếu với mục tiêu đàm phán của mình để dự đoán những vấn đề đàm phán.

• Xác định chiến lược và chiến thuật đàm phán

Phải xác định một chiến lược cụ thể để đạt được mục tiêu đề ra. Những việc cần phải làm:

• Thành lập đoàn đàm phán

Đàm phán có thể diễn ra giữa hai cá nhân hoặc hai nhóm. Những cuộc đàm phán

lớn, vấn đề phức tạp đòi hỏi sự tham gia của nhiều người. Lợi thế có được với một

nhóm đàm phán là:

• Kiến thức của nhóm rộng hơn và khả năng đa dạng hơn.
• Các thành viên có thể đảm nhận những nhiệm vụ khác nhau, thậm chí đóng những vai trò khác nhau.
• Tuy nhiên, nhóm đàm phán cũng có những bất lợi như: phối hợp không ăn ý, mâu thuẫn giữa các thành viên. Do đó khi lập nhóm đàm phán cần phải chú ý:
• Nếu nhóm đàm phán quá lớn, việc phối hợp sẽ trở nên khó khăn hơn.
• Nhưng nếu nhóm đàm phán quá nhỏ, các thành viên trong nhóm sẽ bị phân tán trong nhiều vai trò và nhiệm vụ khác nhau.
• Nên lựa chọn các thành viên trong nhóm có các kỹ năng, khả năng và kinh nghiệm bổ sung lẫn nhau.
• Phải phân công rõ vai trò và nhiệm vụ của từng thành viên
• Các thành viên phải tin tưởng lẫn nhau

Các thành viên trong một đoàn đàm phán thường đảm nhận một trong ba vai trò cơ bản sau:

• Vai trò lãnh đạo: Người đảm nhận vai trò này thường là trưởng đoàn đàm phán và thường đảm nhận nhiệm vụ: điều khiển cuộc thảo luận, đưa ra đề xuất trọn gói, đề nghị trao đổi các điều kiện, đề nghị tạm dừng đàm phán.
• Vai trò tổng kết (gây khó khăn): Người đóng vai trò này luôn cảnh giác với những gì đối tác nói hay làm và thường đảm nhận các nhiệm vụ như: Đặt câu hỏi cho phía đối tác, giải thích những thắc mắc của đối tác để làm rõ vấn đề, tóm tắt những nội dung thảo luận vào những thời điểm thích hợp, “câu giờ” để cho người lãnh đạo có thời gian suy nghĩ, đảm bảo cuộc đàm phán đi đúng hướng, không bỏ qua bất kỳ 1 ý kiến nào, bảo vệ mục tiêu.
• Vai trò quan sát (tạo thuận lợi): Người đóng vai trò này sẽ thúc đẩy việc đạt được thoả thuận và hiểu quan điểm của đối tác. Những nhiệm vụ mà người này thường đảm nhận bao gồm: theo dõi cuộc thảo luận, lắng nghe, ghi chép, phán đoán những sự thật bị che dấu trong quá trình đàm phán và giữ yên lặng.

Khi phân công vai trò cho các thành viên, cần cân nhắc sự phù hợp giữa khả năng và nhiệm vụ mà họ phải đảm nhận. Để nhóm đàm phán phối hợp hiệu quả, các thành viên trong nhóm đàm phán cần được chuẩn bị kỹ năng đàm phán cũng như những hiểu biết về vấn đề đàm phán.

• Chuẩn bị chương trình và nội dung đàm phán

Xây dựng chương trình cụ thể những việc cần phải làm, những vấn đề sẽ đề cập, thời gian cho mỗi nội dung sẽ giúp các bên đàm phán chủ động trong quá trình đàm phán. Để không xảy ra những tranh cãi giữa các bên đàm phán, chúng ta nên soạn thảo chương trình rồi đề nghị đối tác điều chỉnh, bổ sung. Sau đó các bên sẽ cùng thống nhất chương trình làm việc cụ thể.

• Những chiến thuật sẽ sử dụng trong đàm phán

Chiến thuật là những hành động, là cách chúng ta đối phó với đối tác đàm phán. Một chiến thuật thường liên quan đến hoàn cảnh và bối cảnh của từng cuộc đàm phán cụ thể chứ không có một chiến thuật cho mọi cuộc đàm phán. Nhưng tất cả các chiến thuật đều phải bổ sung và phù hợp với chiến lược. Một số chiến lược thường được sử dụng như:

• Nếu là người bán, đề nghị cao sau đó giảm từ từ. Nếu là người mua, đề nghị thấp sau đó tăng dần.
• Không cường điệu về mình và sản phẩm.
• Khi đạt được thoả thuận về một vấn đề, nhanh chóng chuyển qua vấn đề khác.
• Giữ lời hứa.
• Biết tạm ngừng đúng lúc.
• Không bao giờ nhượng bộ một cách vô điều kiện.
• Nhượng bộ từ từ và ngày càng ít hơn.
• Để cho đối tác có cảm giác họ đã đạt được 1 thoả thuận tốt.
• Thay đổi giá.
• Sử dụng thời gian làm vũ khí thương lượng.
• Hứa với đối phương một cách chung chung đề giành ưu thế.
• Không gây áp lực.
• Ghi chép tỉ mỉ.
• Xây dựng các biểu mẫu để văn bản của minh có vẻ chính thống.
• Lấy chính sách của công ty làm công cụ thương lượng.
• Sẵn sàng chấp nhận những rủi ro đã lường trước.
• Chỉ có một sự lựa chọn.
• …
• Một số chuẩn bị khác

Ngoài ra chúng ta cũng nên chú ý tới việc chuẩn bị một số các công việc khác như: địa điểm đàm phán, vị trí trên bàn đàm phán, phong cách đàm phán và các tài liệu cần thiết…

Bài viết chỉ nên để tham khảo. Nếu đừng coppy!